Privacyverklaring

Laatst bijgewerkt: 24 september 2026

Bij Groom Exclusive gaan we zorgvuldig om met persoonsgegevens. In deze verklaring lees je welke gegevens we gebruiken wanneer je onze website bezoekt, een bestelling plaatst, een account aanmaakt of contact met ons opneemt.

1. Wie is verantwoordelijk?

Groom Exclusive
Elsendorpseweg 30
5424 TB Elsendorp, Nederland
KvK: 63856581
Btw-nummer: NL001761885B86
E-mail: info@groomexclusive.com
Telefoon: 06 18234339

Groom Exclusive is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens via groomexclusive.com. Voor vragen of een verzoek over je gegevens kun je ons mailen.

2. Welke gegevens gebruiken we en waarom?

Bestellingen en bezorging

Als je bestelt, gebruiken we je naam, factuur- en bezorgadres, e-mailadres, telefoonnummer, bestelde producten, bestel- en betaalstatus en eventuele opmerkingen bij de bestelling. Deze gegevens zijn nodig om je bestelling te verwerken, je betaling af te handelen, je pakket te bezorgen en contact met je op te nemen over de bestelling. De rechtsgrond is de uitvoering van de koopovereenkomst. Voor facturen en andere verplichte administratie geldt daarnaast een wettelijke verplichting.

Betalingen

Voor online betalingen gebruiken we Mollie. Mollie ontvangt de gegevens die nodig zijn om de door jou gekozen betaalmethode en de betaalstatus te verwerken. Groom Exclusive ontvangt een bevestiging en de gegevens die nodig zijn voor de administratie en eventuele terugbetaling. Wij gebruiken je betaalgegevens niet voor andere doeleinden. De rechtsgrond is de uitvoering van de overeenkomst en, voor de financiële administratie, een wettelijke verplichting.

Account en professionele aanvraag

Wanneer je een account aanmaakt, gebruiken we je accountgegevens, contactgegevens, inloggegevens en bestelgeschiedenis om je toegang te geven tot je account en je bestellingen te tonen. Een wachtwoord wordt niet als leesbare tekst aan ons getoond. Voor een Professional Account kunnen we daarnaast je bedrijfsnaam, zakelijke contactgegevens en door jou opgegeven KvK- en btw-gegevens gebruiken om te beoordelen of je voor zakelijke voorwaarden in aanmerking komt en om misbruik te voorkomen. De rechtsgrond is de uitvoering van de overeenkomst of stappen op jouw verzoek voorafgaand daaraan; controle op misbruik berust op ons gerechtvaardigd belang.

Vragen, klachten en reviews

Als je ons mailt, belt of via een chat- of socialmediakanaal benadert, gebruiken we de gegevens die je verstrekt om te antwoorden en een vraag, klacht of retour af te handelen. Als je een productreview plaatst, verwerken we de naam, review en technische gegevens die nodig zijn om de review te tonen en misbruik tegen te gaan. De rechtsgrond is de uitvoering van een overeenkomst wanneer je vraag een bestelling betreft; in andere gevallen ons gerechtvaardigd belang bij klantenservice en het voorkomen van misbruik.

Nieuwsbrieven en aanbiedingen

Als je je apart aanmeldt voor marketing per e-mail, gebruiken we je e-mailadres om die berichten te sturen. Je kunt je op ieder moment afmelden via de afmeldlink of via ons e-mailadres. De rechtsgrond is je toestemming, of – als de wet dit onder de toepasselijke voorwaarden toestaat – ons gerechtvaardigd belang om bestaande klanten over vergelijkbare eigen producten te informeren. Afmelden is altijd mogelijk.

Websitegebruik en beveiliging

Bij gebruik van de website worden technische gegevens verwerkt, zoals je IP-adres, browserinformatie, bezochte pagina’s en tijdstip van bezoek. Dat is nodig om de website en winkelwagen te laten functioneren, fouten op te sporen en de website te beveiligen. We gebruiken daarnaast Jetpack voor bezoekersstatistieken. Ons gerechtvaardigd belang is een veilige, werkende website en inzicht in het gebruik ervan. Voor cookies of andere technieken waarvoor toestemming nodig is, vragen we die toestemming afzonderlijk.

3. Cookies en externe links

De website gebruikt functionele cookies voor onder meer de winkelwagen, accountlogin en cookievoorkeuren. Ook kunnen er analytische technieken voor bezoekersstatistieken worden gebruikt. In de cookie-instellingen kun je je voorkeuren bekijken en aanpassen. Voor niet-noodzakelijke tracking en marketingcookies is toestemming nodig.

De website biedt links naar onder meer WhatsApp en Facebook Messenger. Als je daarop klikt, verlaat je onze website of maak je verbinding met die dienst. De aanbieder verwerkt dan gegevens volgens zijn eigen privacyverklaring.

4. Met wie delen we gegevens?

We delen gegevens alleen voor de genoemde doeleinden en voor zover nodig. Daarbij gaat het onder meer om onze hosting- en IT-dienstverleners, Mollie voor betalingen, MyParcel en de betrokken vervoerder voor verzending, onze administratieve dienstverleners voor boekhouding en facturatie, en Automattic/Jetpack voor websitestatistieken. Als je zelf via WhatsApp of Facebook Messenger contact zoekt, ontvangt ook de betreffende dienst de gegevens die je daar verstrekt. Waar een partij uitsluitend namens ons verwerkt, maken we afspraken over de bescherming van je gegevens.

We kunnen gegevens ook verstrekken als dat wettelijk vereist is, bijvoorbeeld aan de Belastingdienst of een bevoegde autoriteit. We verkopen je persoonsgegevens niet.

5. Verwerking buiten de EER

Sommige digitale dienstverleners kunnen gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken. Als dat gebeurt, moet daarvoor een grondslag voor internationale doorgifte bestaan, zoals een adequaatheidsbesluit of passende contractuele waarborgen. Je kunt ons vragen welke waarborgen voor een specifieke verwerking gelden en hoe je daarvan een kopie of nadere informatie krijgt.

6. Hoe lang bewaren we gegevens?

• Facturen en fiscale administratie: in beginsel zeven jaar vanaf het einde van het boekjaar waarop zij betrekking hebben, of langer als een specifieke wettelijke verplichting dat vereist.
• Bestel- en accountgegevens: zolang het account of de bestelling nodig is voor de dienstverlening. De webshop is ingesteld om inactieve accounts na 12 maanden, openstaande onbetaalde bestellingen na 21 dagen en geannuleerde bestellingen na 14 dagen te verwijderen of op te ruimen, voor zover er geen andere bewaarplicht geldt. Gegevens in afgeronde bestellingen blijven voor de administratie zeven jaar bewaard.
• Contact en klachten: zolang nodig om de vraag of klacht af te handelen en daarna zolang redelijkerwijs nodig voor eventuele vervolgvragen of een juridisch geschil.
• Marketing: totdat je je afmeldt of je toestemming intrekt, tenzij we een beperkte vastlegging van je afmelding nodig hebben om die te respecteren.
• Technische logs en statistieken: niet langer dan nodig voor beveiliging, foutoplossing en analyse, volgens de instellingen en bewaartermijnen van de betrokken dienst.

Als verschillende termijnen op dezelfde gegevens van toepassing zijn, houden we de gegevens niet langer dan nodig voor de toepasselijke verplichting of het doel.

7. Je privacyrechten

Je kunt ons verzoeken om inzage, correctie, verwijdering of beperking van je persoonsgegevens. Ook kun je bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang en, waar de wet dat geeft, je gegevens laten overdragen. Je kunt een gegeven toestemming op elk moment intrekken; dat verandert niets aan verwerking die vóór de intrekking rechtmatig was.

Mail je verzoek naar info@groomexclusive.com. Om misbruik te voorkomen kunnen we je vragen je identiteit op een passende manier te bevestigen. We reageren in beginsel binnen één maand. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl.

8. Verplichte gegevens en automatische besluiten

De velden die bij het afrekenen als verplicht zijn gemarkeerd, zijn nodig om de bestelling uit te voeren. Zonder deze gegevens kunnen we de bestelling mogelijk niet verwerken. Optionele velden hoef je niet in te vullen. We nemen geen uitsluitend geautomatiseerde besluiten over klanten met rechtsgevolgen of een vergelijkbaar aanzienlijk effect.

9. Beveiliging en wijzigingen

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen, waaronder een beveiligde websiteverbinding en beperkte toegang tot account- en bestelgegevens. We kunnen deze verklaring aanpassen als onze werkwijze, gebruikte diensten of de regels wijzigen. De actuele versie staat op deze pagina, met de datum van de laatste wijziging bovenaan.